Dokumenter/Dokument til bestyrelsesmøde d. 14 december 2017 (Delvist udkast til ny forretningsorden)

Delvist udkast til ny forretningsorden for bestyrelsen. Ikke gældende.

Forretningsordenen for Wikimedia Danmarks bestyrelse har hjemmel i Vedtægternes § 5 stk. 3. og dikterer rammerne for bestyrelsens arbejde, blandt andet bestyrelsesmedlemmernes opgaver, afholdelse af møder, beslutningsdygtighed, afstemninger og referater.

Forretningsordenen kan ændres jf. afsnittet "Ændring af forretningsorden".

Denne forretningsorden blev vedtaget på bestyrelsesmødet d. <dag> <måned> <år>

Bestyrelsen

Bestyrelsen består af minimum 5 personer inklusive formanden (Vedtægterne § 5 stk. 2). Formanden vælges af generalforsamlingen mens resten af bestyrelsens roller fordeles internt af bestyrelsen selv. (Vedtægterne § 3 stk. 5 & § 5 stk. 1)

Roller

Bestyrelsesrollerne fordeles ved det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen (konstituerende møde). Rollefordelingen kan løbende ændres af bestyrelsen såfremt dette findes nødvendigt.

Ved vedtagelsen af denne forretningsorden havde bestyrelsen følgende 4 roller. Medlemmer af bestyrelsen der ikke varetager en af disse kaldes menige medlemmer.

• Formand
• Næstformand
• Kasserer
• Sekretær

Opgaver

Formanden er foreningens talsmand i formelle forhold. Derudover står formanden for indkaldelse til møder og generalforsamling.

Næstformanden har ingen særligt udpegede opgaver men bliver fungerende formand og overtager formandens opgaver såfremt formandsposten varigt eller i en periode er i forfald, dog jf. afsnittet "Fungerende formand"

Kassereren håndterer foreningens økonomi, bogføring og medlemsregister. Kassereren udarbejder et regnskab der forelægges til godkendelse ved generalforsamlingen.

Sekretæren er ansvarlig for at udarbejde referater af bestyrelsesmøderne. Derudover er sekretæren også formelt ansvarlig for at udarbejde dagsordenen for bestyrelsesmøderne, men dette er i praksis en kollektiv indsats.

Suppleanter

Generalforsamlingen har mulighed for at vælge suppleanter til bestyrelsen (Vedtægterne § 3 stk. 5). Formålet med disse er at kunne overtage en bestyrelsespost såfremt denne varigt eller i en periode er i forfald. Suppleanter har ikke nogen formel mødepligt men opfordres til at deltage i bestyrelsesarbejdet og være ajour med foreningens anliggender.

En suppleant kan indsættes under følgende omstændigheder:

• Hvis bestyrelsesmedlemmet der besidder posten meddeler at de vil være ude af stand til at varetage posten i en forudbestemt periode. I denne situation overtager suppleanten posten indtil medlemmet er tilbage.
• Hvis bestyrelsesmedlemmet ønsker at forlade bestyrelsen.
• Hvis formanden kan dokumentere at bestyrelsesmedlemmet er i varigt forfald. Såfremt bestyrelsesmedlemmet anfægter denne vurdering træffer de resterende bestyrelsesmedlemmer beslutning ved simpelt flertal jf. afstemningsreglerne i afsnittet "Bestyrelsesmøder".

Såfremt der er flere suppleanter vælger bestyrelsen hvem der overtager posten.

Fungerende formand

En fungerende formand kan indsættes under følgende omstændigheder:

• Hvis formanden meddeler at han eller hun ikke er i stand til at varetage posten i en forudbestemt periode. I denne situation indsættes en fungerende formand indtil formanden er tilbage.
• Hvis formanden erklærer at han eller hun ønsker at forlade bestyrelsen (varigt forfald). I denne situation indsættes en fungerende formand indtil næste generalforsamling. Det er op til bestyrelsen hvorvidt der skal indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling eller om det er tilstrækkeligt at vente til den ordinære generalforsamling.

Det er jf. afsnittet "Opgaver" normalt næstformanden der bliver fungerende formand, men et andet bestyrelsesmedlem kan også indsættes på posten hvis næstformanden selv erklærer at han eller hun ikke ønsker at blive fungerende formand. Hvis dette er tilfældet indsættes et andet bestyrelsesmedlem som fungerende formand. Såfremt der er flere bestyrelsesmedlemmer der ønsker at varetage posten afgøres dette af de andre bestyrelsesmedlemmer jf. afstemningsreglerne i afsnittet "Bestyrelsesmøder". Såfremt der ikke er flertal for en fungerende formand eller ingen af bestyrelsesmedlemmer ønsker at overtage posten indkaldes der til ekstraordinær generalforsamling (Vedtægterne § 4), indtil den ekstraordinære generalforsamling er næstformanden fungerende formand.

Andet

Hvis antallet af bestyrelsesmedlemmer inklusive formanden er under 5 og der ikke er nogen suppleanter der kan overtage den tomme plads skal der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling (Vedtægterne § 5 stk. 1 & § 4).