Dokumenter/Dokument til bestyrelsesmøde d. 31. januar 2018 (Udkast til ny forretningsorden)

Delvist udkast til ny forretningsorden for bestyrelsen. Ikke gældende.

Forretningsordenen for Wikimedia Danmarks bestyrelse har hjemmel i Vedtægternes § 5 stk. 3. og dikterer rammerne for bestyrelsens arbejde, blandt andet bestyrelsesmedlemmernes opgaver, afholdelse af møder, beslutningsdygtighed, afstemninger og referater.

Forretningsordenen kan ændres jf. afsnittet "Ændring af forretningsorden".

Denne forretningsorden blev vedtaget på bestyrelsesmødet d. <dag> <måned> <år>

Bestyrelsen

Bestyrelsen består af minimum 5 personer inklusive formanden (Vedtægterne § 5 stk. 2). Formanden vælges af generalforsamlingen mens resten af bestyrelsens roller fordeles internt af bestyrelsen selv. (Vedtægterne § 3 stk. 5 & § 5 stk. 1)

Roller

Bestyrelsesrollerne fordeles ved det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen (konstituerende møde). Rollefordelingen kan løbende ændres af bestyrelsen såfremt dette findes nødvendigt.

Ved vedtagelsen af denne forretningsorden havde bestyrelsen følgende 4 roller. Medlemmer af bestyrelsen der ikke varetager en af disse kaldes menige medlemmer.

• Formand
• Næstformand
• Kasserer
• Sekretær

Opgaver

Formanden er foreningens talsmand i formelle forhold. Derudover står formanden for indkaldelse til møder og generalforsamling.

Næstformanden har ingen særligt udpegede opgaver men overtager formandens opgaver såfremt formandsposten varigt eller i en periode er i forfald.

Kassereren håndterer foreningens økonomi, bogføring og medlemsregister. Kassereren udarbejder et regnskab der forelægges til godkendelse ved generalforsamlingen.

Sekretæren er ansvarlig for at udarbejde referater af bestyrelsesmøderne. Derudover er sekretæren også formelt ansvarlig for at udarbejde dagsordenen for bestyrelsesmøderne, men dette er i praksis en kollektiv indsats.

Dispositionsret

TBD

Suppleanter

Generalforsamlingen har mulighed for at vælge suppleanter til bestyrelsen (Vedtægterne § 3 stk. 5). Formålet med disse er at kunne overtage en bestyrelsespost såfremt denne varigt eller i en periode er i forfald. Suppleanter har ikke nogen formel mødepligt men opfordres til at deltage i bestyrelsesarbejdet og være ajour med foreningens anliggender.

En suppleant kan indsættes under følgende omstændigheder:

• Hvis bestyrelsesmedlemmet der besidder posten meddeler at de vil være ude af stand til at varetage posten i en forudbestemt periode. I denne situation overtager suppleanten posten indtil medlemmet er tilbage.
• Hvis bestyrelsesmedlemmet ønsker at forlade bestyrelsen.
• Hvis formanden kan dokumentere at bestyrelsesmedlemmet er i varigt forfald. Såfremt bestyrelsesmedlemmet anfægter denne vurdering træffer de resterende bestyrelsesmedlemmer beslutning ved simpelt flertal jf. afstemningsreglerne i afsnittet "Bestyrelsesmøder".

Såfremt der er flere suppleanter vælger bestyrelsen hvem der overtager posten.

Indsættelse af fungerende formand

Formandsposten vurderes som værende i forfald hvis:

• Formanden meddeler at han eller hun ikke er i stand til at varetage posten i en forudbestemt periode. I denne situation indsættes en fungerende formand indtil formanden er tilbage.
• Hvis formanden erklærer at han eller hun ønsker at forlade bestyrelsen.

Det er jf. afsnittet "Opgaver" normalt næstformanden der bliver fungerende formand, men et andet bestyrelsesmedlem kan også indsættes på posten hvis næstformanden selv erklærer at han eller hun ikke ønsker at overtage posten. Hvis dette er tilfældet indsættes et andet bestyrelsesmedlem på posten som fungerende formand. Såfremt næstformanden ikke ønsker at overtage posten og der er flere bestyrelsesmedlemmer der melder sig afgøres dette af de andre bestyrelsesmedlemmer jf. afstemningsreglerne i afsnittet "Bestyrelsesmøder". Såfremt der ikke er flertal for en fungerende formandskandidat eller ingen af bestyrelsesmedlemmerne ønsker at besidde posten indkaldes der til ekstraordinær generalforsamling (Vedtægterne § 4). Dog kan bestyrelsen vælge at vente indtil den ordinære generalforsamling såfremt denne finder sted inden for rimelig tid.

Andet

Hvis antallet af bestyrelsesmedlemmer inklusive formanden er under 5 og der ikke er nogen suppleanter der kan overtage den tomme plads skal der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling (Vedtægterne § 5 stk. 1 & § 4). Dog kan bestyrelsen vælge at vente indtil den ordinære generalforsamling såfremt denne finder sted inden for rimelig tid.

Bestyrelsesmøder

Bestyrelsesmøder afholdes typisk 1 gang om måneden. Møderne kan finde sted både fysisk eller gennem kommunikationsprogrammer som Skype eller IRC.

Planlægning og indkaldelse

Bestyrelsesmøder planlægges over email. Formanden sender typisk et link til et planlægningsværktøj (pt. Doodle) som bruges til at se hvornår størstedelen af bestyrelsen har mulighed for at holde møde. Herefter vælges en dato og evt. mødested hvis mødet er fysisk. Formanden sender også et link til en dagsorden hvor bestyrelsesmedlemmerne kan indsætte punkter (gøres pt. med værktøjet Etherpad)

Dagsorden

Dagsordenen indeholder normalt følgende punkter:

• Godkendelse af referatet fra sidste bestyrelsesmøde.
• Orientering
• Økonomi og medlemmer
• Aktiviteter
• Indkomne forslag (hvis relevant)
• Eventuelt

Beslutningsdygtighed

Bestyrelsen er beslutningsdygtig hvis 50% af de valgte medlemmer er fremmødt, suppleanter indgår ikke i denne optælling medmindre de har overtaget en post fra et andet bestyrelsesmedlem jf. afsnittet "Suppleanter". Bestyrelsesmedlemmer som deltager telefonisk tæller også med, uanset om det pågældende møde er fysisk.

Afstemning

Afstemning anvendes kun når der er uenighed mellem medlemmerne og det ikke er lykkedes at løse denne ved forhandling. Såfremt afstemning anvendes skal stemmerne noteres i referatet.

Som udgangspunkt er suppleanter ikke stemmeberettigede medmindre de har overtaget en post fra et andet bestyrelsesmedlem jf. afsnittet "Suppleanter". Dog kan bestyrelsen vælge at fravige denne regel såfremt der er flertal for det.

Hvis der er stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Ethvert medlem er udelukket fra at deltage i en afstemning hvis den omhandler et af følgende emner:

• Vurdering af hvorvidt det pågældende bestyrelsesmedlem er i forfald (se afsnittet "Suppleanter").
• Valg af fungerende formand hvor det pågældende bestyrelsesmedlem er kandidat.

Det er ikke muligt at afgive stemme gennem fuldmagt, dog er det muligt at afgive stemme telefonisk, også selv om det pågældende møde afholdes fysisk.

Referat

Sekretæren har det formelle ansvar for udarbejdelse af referat, dog gøres dette typisk i fællesskab under mødet. I perioden mellem bestyrelsesmøder sørger sekretæren for at ligge referatet op på foreningens hjemmeside, og ved næste bestyrelsesmøde bekræftes referarets rigtighed.

Såfremt bestyrelsen vurderer at dele af referatet er af fortrolig karakter kan disse skjules fra det offentlige referat på hjemmesiden. Det skal tydeligt fremgå af referatet at den pågældende information er blevet skjult. Sløring af information skal kun bruges i det omfang det er nødvendigt for at bevare fortrolighed, så selve punktet på dagsordenen skal ikke skules hvis det er tilstrækkeligt kun at skjule selve bestyrelsens drøftelse af emnet.

Udvalg

Bestyrelsen kan vælge at nedsætte udvalg og arbejdsgrupper.

TBD

Ændring af forretningsorden

Forretningsordenen kan ændres ved simpelt flertal. Hvis der ikke er fuld enighed om ændring af forretningsordenen træder den nye forretningsorden først i kraft ved næste bestyrelsesmøde.