Forretningsorden

Fra Wikimedia Danmark
Spring til navigation Spring til søgning

Forretningsordenen for Wikimedia Danmarks bestyrelse har hjemmel i Vedtægternes § 5 stk. 3. og dikterer rammerne for bestyrelsens arbejde, blandt andet bestyrelsesmedlemmernes opgaver, afholdelse af møder, beslutningsdygtighed, afstemninger og referater.

Forretningsordenen kan ændres jf. afsnittet "Ændring af forretningsorden".

Denne forretningsorden blev vedtaget på bestyrelsesmødet d. 4. februar 2019.

Bestyrelsen

Bestyrelsen består af minimum 5 personer inklusive formanden (Vedtægterne § 5 stk. 2). Formanden vælges af generalforsamlingen mens resten af bestyrelsens roller fordeles internt af bestyrelsen selv. (Vedtægterne § 3 stk. 5 & § 5 stk. 1)

Roller

Bestyrelsesrollerne fordeles ved det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen (konstituerende møde). Rollefordelingen kan løbende ændres af bestyrelsen såfremt dette findes nødvendigt.

Ved vedtagelsen af denne forretningsorden havde bestyrelsen følgende 4 roller. Medlemmer af bestyrelsen der ikke varetager en af disse kaldes menige medlemmer.

  • Formand
  • Næstformand
  • Kasserer
  • Sekretær

Opgaver

Formanden er foreningens talsmand i formelle forhold. Derudover står formanden for indkaldelse til møder og generalforsamling.

Næstformanden har ingen særligt udpegede opgaver men overtager formandens opgaver såfremt formandsposten varigt eller i en periode er i forfald.

Kassereren håndterer foreningens økonomi, bogføring og medlemsregister. Kassereren udarbejder et regnskab der forelægges til godkendelse ved generalforsamlingen. Kasserens arbejde er underlagt afsnittet "Regnskabsinstruks". Posten som kasserer kan ikke besiddes af formanden.

Sekretæren er ansvarlig for at udarbejde referater af bestyrelsesmøderne. Derudover udarbejder sekretæren dagsordenen for bestyrelsesmøderne, men dette er i praksis en kollektiv indsats.

Regnskabsinstruks

Foreningens bestyrelse skal:

  • fastsætte det maksimumsbeløb for udgifter til daglig drift, som omtales i §9, stk. 2.

Foreningens kasserer skal:

  • have adgang til foreningens bankkonti
  • etablere og ajourføre en offentlig kontoplan på foreningens hjemmeside
  • såvidt muligt betale foreningens udgifter rettidigt
  • bogføre udgifter senest en uge efter at de er betalt
  • opdatere medlemsregister som minimum inden hvert bestyrelsesmøde og generalforsamling
  • på foranledning af formanden eller to bestyrelsesmedlemmer i fællesskab, udføre dispositioner i forhold til daglig drift efter §9, stk.2.
  • afslutte årsregnskabet senest 4 uger efter regnskabsårets afslutning
  • og i øvrigt efterleve vedtægternes krav

Dispositionsret

Formand og kasserer kan hver for sig afholde udgifter indtil kr. 1.000,- og i fælleskab udgifter indtil. kr. 5.000,-, (Vedtægterne §9 stk. 2)

Suppleanter

Generalforsamlingen har mulighed for at vælge suppleanter til bestyrelsen (Vedtægterne § 3 stk. 5). Formålet med disse er at kunne overtage en bestyrelsespost såfremt denne varigt eller i en periode er i forfald. Suppleanter har ikke nogen formel mødepligt men opfordres til at deltage i bestyrelsesarbejdet og være ajour med foreningens anliggender.

En suppleant kan indsættes under følgende omstændigheder:

  • Hvis bestyrelsesmedlemmet der besidder posten meddeler at de vil være ude af stand til at varetage posten i en forudbestemt periode. I denne situation overtager suppleanten posten indtil medlemmet er tilbage.
  • Hvis bestyrelsesmedlemmet ønsker at forlade bestyrelsen.
  • Hvis formanden kan dokumentere at bestyrelsesmedlemmet er i varigt forfald. Såfremt bestyrelsesmedlemmet anfægter denne vurdering træffer de resterende bestyrelsesmedlemmer beslutning ved simpelt flertal jf. afstemningsreglerne i afsnittet "Bestyrelsesmøder".

Såfremt der er flere suppleanter vælger bestyrelsen hvem der overtager posten.

Indsættelse af fungerende formand

Formandsposten vurderes som værende i forfald hvis:

  • Formanden meddeler at han eller hun ikke er i stand til at varetage posten i en forudbestemt periode. I denne situation indsættes en fungerende formand indtil formanden er tilbage.
  • Hvis formanden erklærer at han eller hun ønsker at forlade bestyrelsen.

Det er jf. afsnittet "Opgaver" normalt næstformanden der bliver fungerende formand, men et andet bestyrelsesmedlem kan også indsættes på posten hvis næstformanden selv erklærer at han eller hun ikke ønsker at overtage posten. Hvis dette er tilfældet indsættes et andet bestyrelsesmedlem på posten som fungerende formand. Såfremt næstformanden ikke ønsker at overtage posten og der er flere bestyrelsesmedlemmer der melder sig afgøres dette af de andre bestyrelsesmedlemmer jf. afstemningsreglerne i afsnittet "Bestyrelsesmøder". Såfremt der ikke er flertal for en fungerende formandskandidat eller ingen af bestyrelsesmedlemmerne ønsker at besidde posten indkaldes der til ekstraordinær generalforsamling (Vedtægterne § 4).

Andet

Hvis antallet af bestyrelsesmedlemmer inklusive formanden er under 5 og der ikke er nogen suppleanter der kan overtage den tomme plads skal der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling (Vedtægterne § 5 stk. 1 & § 4).

Bestyrelsesmøder

Bestyrelsesmøder afholdes typisk 1 gang om måneden. Møderne kan finde sted både fysisk eller gennem kommunikationsprogrammer som Skype eller IRC.

Planlægning og indkaldelse

Bestyrelsesmøder planlægges over email. Formanden sender typisk et link til et planlægningsværktøj (pt. Doodle) som bruges til at se hvornår størstedelen af bestyrelsen har mulighed for at holde møde. Herefter vælges en dato og evt. mødested hvis mødet er fysisk. Formanden sender også et link til en dagsorden hvor bestyrelsesmedlemmerne kan indsætte punkter (gøres pt. med værktøjet Etherpad)

Dagsorden

Dagsordenen indeholder normalt følgende punkter:

  • Godkendelse af referatet fra sidste bestyrelsesmøde.
  • Orientering
  • Økonomi og medlemmer
  • Aktiviteter
  • Indkomne forslag (hvis relevant)
  • Eventuelt

Beslutningsdygtighed

Bestyrelsen er beslutningsdygtig hvis 50% af de valgte medlemmer er fremmødt, suppleanter indgår ikke i denne optælling medmindre de har overtaget en post fra et andet bestyrelsesmedlem jf. afsnittet "Suppleanter". Bestyrelsesmedlemmer som deltager elektronisk tæller også med, uanset om det pågældende møde er fysisk.

Afstemning

Afstemning anvendes kun når der er uenighed mellem medlemmerne og det ikke er lykkedes at løse denne ved forhandling. Såfremt afstemning anvendes skal stemmerne noteres i referatet.

Suppleanter er ikke stemmeberettigede medmindre de har overtaget en post fra et andet bestyrelsesmedlem jf. afsnittet "Suppleanter".

Hvis der er stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Ethvert medlem er udelukket fra at deltage i en afstemning hvis den omhandler et af følgende emner:

  • Vurdering af hvorvidt det pågældende bestyrelsesmedlem er i forfald (se afsnittet "Suppleanter").
  • Valg af fungerende formand hvor det pågældende bestyrelsesmedlem er kandidat.

Det er ikke muligt at afgive stemme gennem fuldmagt, dog er det muligt at afgive stemme via elektronisk kommunikation, også selv om det pågældende møde afholdes fysisk.

Referat

Sekretæren har ansvar for udarbejdelse af referat, dog gøres dette typisk i fællesskab under mødet. I perioden mellem bestyrelsesmøder sørger sekretæren for at ligge referatet op på foreningens hjemmeside, og ved næste bestyrelsesmøde bekræftes referarets rigtighed.

Såfremt bestyrelsen vurderer at dele af referatet er af fortrolig karakter kan disse skjules fra det offentlige referat på hjemmesiden. Det skal tydeligt fremgå af referatet at den pågældende information er blevet skjult. Sløring af information skal kun bruges i det omfang det er nødvendigt for at bevare fortrolighed, så selve punktet på dagsordenen skal ikke skules hvis det er tilstrækkeligt kun at skjule selve bestyrelsens drøftelse af emnet.

Udvalg

Bestyrelsen kan vælge at nedsætte udvalg og arbejdsgrupper, både stående og ad hoc.

Hjemmeside

Administratorrettigheder

Alle sidende medlemmer af bestyrelsen har mulighed for at blive tildelt administratorrettigheder på foreningens hjemmeside (pt. dk.wikimedia.org). Administratorrettigheder tidsbegrænses til en periode svarende til indtil næste generalforsamling, dog kan denne tidsbegrænsning forlænges såfremt det må antages at den pågældende person også vil bestride sin bestyrelsespost i mere end en embedsperiode. Et bestyrelsesmedlem mister sine administratorrettigheder såfremt personen forlader sin post eller ikke bliver genvalgt, dog jf. nedenfor. Administratorrettigheder fratages også såfremt den pågældende konto er blevet kompromitteret eller på anden måde bliver misbrugt.

Bestyrelsen kan beslutte at medlemmer der ikke sidder i bestyrelsen kan få adgang til administratorværktøjerne såfremt dette sker med henblik på at personen skal løse en bestemt opgave, eller såfremt det anses som gavnligt for foreningen og ikke giver anledning til betænkning. Denne mulighed finder tilsvarende anvendelse for personer der ikke længere er bestyrelsesmedlemmer. Ved tildeling af administratorrettigheder til løsning af en konkret opgave tidsbegrænses rettighederne til det tidsrum der er nødvendigt til at få opgaven løst. Ved generel tildeling af administratorrettigheder til ikke-bestyrelsesmedlemmer fastsættes tidsbegrænsningen skønsmæssigt.

Bestyrelsen kan beslutte at en person får muligheden for at tildele administratorrettigheder (bureaukratrettigheder), eller at rettighederne i stedet skal tildeles af en Wikimedia-forvalter. Bureaukratrettigheder behøver ikke at være tidsbegrænsede.

Beskyttelse

Foreningens hjemmeside giver mulighed for at "skrivebeskytte" enkelte sider så de ikke kan redigeres af andre end administratorer. Skrivebeskyttelse kan altid anvendes når der er tale om:

  1. Sider/dokumenter der er af juridisk eller anden fundamental betydning for foreningen, navnlig foreningens vedtægter, bestyrelsens forretningsorden og sider der indeholder konto- eller telefonnumre
  2. Godkendte mødereferater
  3. Andre "faste dokumenter", f.eks. kopier af breve eller udgivne publikationer.

Bestyrelsen kan ydermere beslutte at sider der ikke er omfattet af ovenstående liste skal skrivebeskyttes.

Det er også muligt at "semibeskytte" sider så de kun kan redigeres af brugerkonti med en vis alder. Denne form for beskyttelse kan anvendes for at forhindre hærværk og spam samt redigeringskrige, eller for at beskytte højt trafikerede sider.

Revisionssletning

Det er muligt for administratorer at fjerne versioner af sider fra redigeringshistorikken, dette kaldes revisionssletning. Revisionssletning kan anvendes såfremt den pågældende version indeholder privat eller fortrolig information, eller fordi dens indhold er ulovligt eller strider imod foreningens værdighed.

Ud over ovenstående grunde, kan bestyrelsen beslutte at foretage en revisionssletning såfremt særlige grunde taler herfor. Ligesom hemmeligholdelse af referater skal denne mulighed anvendes i så begrænset omfang som muligt.

Diskussionsliste, intern wiki og Trello

Bestyrelsen har en diskussionsliste der anvendes til intern kommunikation samt kontakt fra omverden til bestyrelsen. Alle medlemmer af bestyrelsen bliver tilmeldt listen. Bestyrelsen beslutter i hvilket omfang personer der ikke længere er medlemmer af bestyrelsen skal beholde deres adgang til diskussionslisten, samt hvorvidt personer der ikke er medlem af bestyrelsen skal gives adgang til diskussionslisten.

Bestyrelsen har en intern wiki til arbejde der ikke kan placeres på den offentlige hjemmeside, herunder fortrolige dele af mødereferater. Adgang til den interne wiki tildeles efter samme regler som administratorrettigheder på den offentlige hjemmeside.

Bestyrelsen har en elektronisk opslagstavle (pt. på Trello der anvendes til planlægning og koordinering. Adgang til den elektroniske opslagstavle tildeles efter samme regler som administratorrettigheder på den offentlige hjemmeside.

Ændring af forretningsorden

Forretningsordenen kan ændres ved simpelt flertal. Hvis der ikke er fuld enighed om ændring af forretningsordenen træder den nye forretningsorden først i kraft ved næste bestyrelsesmøde.